ЕФС-1 отчет в 2023 году: сроки сдачи, заполнение

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд (ПФР) объединился с Фондом социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР) для улучшения качества услуг и более эффективного распределения бюджета. Это повлекло за собой перемены в заполнении и сдаче отчетности по застрахованным лицам. Отчеты, которые ранее подавали в ПФР и ФСС, теперь отменили, вместо них появилась новая форма — ЕФС-1. Разберем подробнее самые важные моменты ─ чем она отличается от привычных отчетов и как ее правильно заполнять.

ЕФС-1, что это

ЕФС-1 – это сокращенное название нового отчета в Социальный фонд. Расшифровка аббревиатуры ─ «единая форма сведений». Единой она называется потому, что содержит в себе сразу четыре старых кадровых отчета. Вот их перечень:

• 4-ФСС;
• СЗВ-ТД;
• СЗВ-СТАЖ;
• ДСВ-3.

Таким образом, в новом отчете будут содержаться сведения о кадровых изменениях, страховом стаже, взносах на травматизм, дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Стоит отметить, что в ЕФС-1 не входят данные из отчета СЗВ-М. С 2023 года их придется сдавать в налоговую инспекцию по отдельной форме.

Вступление в силу

Форма ЕФС-1 вступает в силу с 1 января 2023 года. За периоды до 2023 года страхователи отчитываются и подают корректировки по старым формам, а с 2023 года – по новой форме.

Состав отчета

В ЕФС-1 есть титульный лист, содержащий сведения о страхователе, и два больших раздела. Подробнее о них:

1. Первый раздел. В нем объединены прежние формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Содержит сведения, которые применяются для персонифицированного учета.
2. Второй. Фактически представляет собой переработанную форму 4-ФСС. Посвящен взносам на травматизм.

У каждого раздела имеется еще несколько подразделов.

Кто сдает отчет ЕФС-1

ЕФС-1 положено сдавать всем страхователям ─ организациям и индивидуальным предпринимателям (ИП), которые имеют:

• сотрудников на трудовых договорах;
• исполнителей на договорах гражданско-правового характера (ГПХ).

Таким образом, отчитаться по единой форме должны все работодатели. Стоит отметить, что отчитываться придется не только по основным работникам, но и по совместителям.

Кто занимается подготовкой ЕФС-1

Законодательством не установлено, кто именно должен подготавливать ЕФС-1. Это является обязанностью страхователя в целом.  Руководитель лично назначает сотрудника, ответственного за подготовку отчета. Чаще всего, этим занимается главный бухгалтер. Так как форма содержит разные разделы и подразделы, то можно разделить задачу сразу на двух сотрудников. Какую- то часть возложить на специалиста по кадрам (заполнение подразделов 1.1, 1.2 и раздела 2), а остальное поручить бухгалтеру.

Куда подавать

Новый отчет нужно подать в отделение Социального фонда России по месту регистрации страхователя (компании или ИП). Чаще всего адреса СФР совпадают с адресами ПФР. На официальном сайте СФР можно ознакомиться со списком адресов единого фонда.

В каком виде

Это зависит от количества застрахованных лиц. Форму ЕФС-1 необходимо подавать в электронном виде, если у работодателя больше десяти работников в текущем отчетном периоде. Если же он нарушит правило и отправит отчетность в бумажном варианте, то его оштрафуют.

Когда у страхователя работников десять или меньше, то допускается сдавать форму как электронным способом, так и на бумаге. Отправить ее можно по почте заказным или ценным письмом с описью вложения, либо передать лично через представителя.

Если форма сдается на бумажном носителе, то заполнять ее следует печатными буквами, без исправлений и помарок. Допускается использование чернил синего, черного или фиолетового цвета.

Какой бланк использовать

Постановлением Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации № 245п от 31.10.2022 утвержден бланк ЕФС-1 отчет 2023 года, который и  надлежит сдавать в объединенный Социальный фонд. Электронный формат утвержден постановлением № 246п.

Порядок сдачи отчета

Постановлением № 245п утвержден и порядок заполнения формы. Для каждого раздела и подраздела имеются свои правила. Независимо от того, какая информация о работнике или исполнителе по договору ГПХ подается, первым делом надлежит заполнить титульный лист документа. Уже потом к нему прикладывается нужный раздел.

Видео: Новая форма ЕФС-1

Заполнение титульного листа

Титульный лист является обязательной составляющей отчета, так как содержит персональную информацию о страхователе. Заполняются следующие данные:

1. Регистрационный номер страхователя.
2. Наименование компании (полное или сокращенное). Если у компании есть подразделения, то они сдают ЕФС-1 отдельно от головной организации.
3. ИНН (идентификационный номер) и КПП (код постановки на учет) компании.
4. Код ОКВЭД (основной вид экономической деятельности страхователя).
5. ОГРНП компании или ОГРНИП (номер организации или ИП).
6. Номер контактного телефона (без тире, скобок и плюсов).
7. Адрес электронной почты.

Коды статистики заполняются только государственными учреждениями при представлении подраздела 1.3.

Титульный лист подписывается руководителем или его уполномоченным лицом, ставится печать и дата заполнения.

Раздел 1

В этом разделе заполняются сведения о работнике. На каждого сотрудника компании и исполнителя по договору ГПХ отчет подается отдельно. Для этого потребуются следующие документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН.

Сначала вносится номер СНИЛС, потом ИНН физического лица, далее ─ ФИО и дата рождения. Также, следует указать:

• код категории застрахованного лица;
• код гражданства работника из ОКСМ (Общероссийского классификатора стран мира).

Подраздел 1.1

Данный подраздел отражает сведения о трудовой деятельности и является аналогом СЗВ-ТД. Подается только на лиц, по которым были кадровые события в отчетном месяце (прием на работу, увольнение, оформление электронной трудовой книжки, перевод, заключение или расторжение договора ГПХ). С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются на всех работников, с которыми был заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (за исключением категории самозанятых).

В соответствующих полях указываются:

• дата события и его название;
• трудовая функция (должность и структурное подразделение);
• код выполняемой функции.

Подраздел 1.2

Этот подраздел заполняется на тех сотрудников, которые имеют особенности в исчислении пенсионного стажа. Возможные варианты:

• выполнявшие работы с правом на досрочное назначение страховой пенсии;
• отстранявшиеся от работы или имевшие периоды простоя;
• бравшие отпуск за свой счет;
• находившиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет.

Порядок заполнения:

1. Указывается отчетный период.
2. Тип сведений. Исходные, корректирующие или отменяющие.
3. Период работы застрахованного лица в рамках отчетного периода.
4. Указывается, есть ли особые территориальные условия (например, работа на Крайнем Севере). Понадобятся код и районный коэффициент.
5. Особенности исчисления страхового стажа.
6. Условия досрочного назначения страховой пенсии.
7. Результаты спецоценки условий труда.

Подраздел 1.3

Заполняется только государственными и муниципальными учреждениями и лишь по определенным видам деятельности. Перечень последних определяет Министерство труда. К ним относятся учреждения в области здравоохранения, культуры, образования и некоторые другие. Большая часть граф заполняется с применением соответствующих классификаторов. Коммерческие компании данный подраздел не сдают.

Подраздел 3

Страхователями подается информация о работниках, за которых шли перечисления дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию. Если в штате нет таких лиц, то подраздел 3 сдавать не нужно.

Раздел 2

В разделе 2 работодатели отчитываются по страховым взносам на травматизм. Эта часть отчета подается вместо расчета 4-ФСC и практически не претерпела особых изменений. Сначала заполняется номер корректировки (для первичного отчета – 000), отчетный период и календарный год. Поле «Прекращение деятельности» остается пустым. Его надо заполнять лишь в двух случаях – при ликвидации организации и снятии с регистрации ИП.

Прописывается среднесписочная численность работников, количество инвалидов и работающих лиц, занятых на опасных и вредных производствах.

Подраздел 2.1

В подразделе 2.1 определяется сумма страховых взносов. Взносы за три месяца отчетного периода рассчитываются по установленному тарифу. Из обновлений – появление графы со сведениями на начало отчетного периода.

Подраздел 2.1.1

В подразделе 2.1.1 отражается информация по облагаемой базе. Но до этого требуется определиться с типом страхователя. Возможные варианты:

• частичное финансирование;
• самостоятельная классификационная единица (СКЕ);
• страхователи, начисляющие взносы по нескольким основаниям.

Далее, в таблице определяется база для исчисления страховых взносов по видам деятельности и общая сумма исчисленных взносов по страховому тарифу (с учетом надбавок и скидок).

Подраздел 2.2

Этот подраздел заполняется не всеми. Он касается лишь страхователей, которые на некоторое время перевели своих сотрудников к другому работодателю.

Подраздел 2.3

В подразделе 2.3 указываются сведения по специальной оценке условий труда. Из нововведений — указывается информация о проведенных и обязательных медицинских осмотрах.

Корректировка

Коррективы могут быть внесены по требованию фонда или по инициативе страхователя, если он сам обнаружил ошибку. Если ошибку найдет Социальный фонд, то страхователю отправят уведомление о необходимости устранения нарушений. На исправление ошибки дается пять рабочих дней.

Сроки сдачи отчета

У нового отчета ЕФС-1 нет общего срока сдачи, поэтому сдавать его можно по частям. Для каждого раздела и подраздела законодательно установлены свои сроки, которые важно соблюдать.

1. Подраздел 1.1. Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным, или не позднее следующего рабочего дня, если уволили или наняли сотрудника, расторгли или заключили ГПД.
2. Подраздел 1.3. Каждый месяц, не позднее 25-го числа.
3. Подраздел 3. Один раз в квартал, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
4. Раздел 2. Один раз в квартал, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
5. Подразделы 1.2 и 2. Один раз в год, не позднее 25-го января.

Если один из перечисленных сроков выпадает на выходной или праздничный день, то отчитаться можно на следующий рабочий день.

Штрафы

Если отчет не сдан в срок, установленный законом, компанию не оштрафуют. Штраф будет выписан должностному лицу, отвечающему за отчеты. Это может быть директор, начальник отдела кадров или другой ответственный сотрудник. Размер штрафа составляет 300-500 рублей за каждый пропущенный или отправленный с опозданием отчет. Если компания большая и сотрудников много, то за один месяц может получиться внушительная сумма.

Кроме того, могут оштрафовать за ошибки заполнения, предоставление неполных или недостоверных сведений. За нарушение способа отправки отчета также предусмотрен штраф (в размере 1000 рублей).

С 2023 года появилась возможность избежать штрафов за ошибки в отчетности. Для этого нужно сдать уточненные сведения:

• до того, как ошибка будет обнаружена Социальным фондом;
• в течение пяти рабочих дней после того, как получено уведомление от СФР о том, что нужно устранить ошибки.

Сдача отчетности из программы 1С

В последних версиях программы 1С можно заполнить и выгрузить новую форму отчетности ЕФС-1 (подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3). Для этого следует использовать документы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и ДСВ-3.

Читайте также: 

• Единый налоговый платеж с 2023 года
• Новые налоги в 2023 году в России
• Декларация 3 НДФЛ в 2023 году