Как составить график отпусков на 2023 год

Каждый год ИП и предприятия составляют график отпусков – обязательный нормативный документ, который включает в себя информацию о длительности и очередности отдыха каждого из сотрудников организации. Чтобы избежать ошибок в табеле учета рабочего времени и начислении оплаты в 2023 году, стоит заранее ознакомиться и узнать все основные требования и рекомендации.

Сроки составления

Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 123) утверждены крайние сроки согласования и принятия графика отпусков на предприятии на будущий календарный год – не менее чем за 14 дней до его наступления. Из этого следует, что на 2023 год документ необходимо подписать руководителем организации не позднее 17 декабря 2022 года. Так как по календарю это будет суббота, возможен перенос крайних дат, о чем сообщится дополнительно ближе к дате утверждения.

За нарушение сроков утверждения КоАП РФ статьей 5.27 устанавливаются следующие штрафные санкции:

• должностное лицо – 1000-5000 рублей или предупреждение;
• ИП — 1000-5000 рублей;
• юридическое лицо – 35000-50000 рублей.

Порядок составления

Пошаговая инструкция формирования:

1. Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
2. Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
3. Заполнение утвержденной формы.
4. Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
5. Этап утверждения руководителем.
6. Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.

Учет интересов некоторых категорий

Статьей 123 Трудового кодекса РФ предусмотрен перечень лиц, которые имеют право на выбор дат по своему желанию:

1. Несовершеннолетние трудоустроенные граждане до 18 лет.
2. Женщины до отпуска по беременности и родам или после него.
3. Мужчины, в период, когда жена находится в отпуске по беременности и родам.
4. Со статусом ветеранов боевых действий, Герои СССР, инвалиды войны.
5. Прочие льготные категории согласно полного списка ст. 123.

На практике учесть все пожелания сотрудников предприятия практически невозможно, так как большая часть планирует отдых в летний период. Чтобы не нарушать производственный процесс, многие работодатели предлагают вариант частичного отдыха. То есть часть отдыха летом, остаток – в другое удобное время. Главное, чтобы одна из частей составляла не менее 14 дней. Также некоторые фирмы в зависимости от производственного процесса и загрузки практикуют одновременный отпуск для большинства или всего коллектива на определенный период времени.

Форма

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Возможные нарушения

Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:

1. Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
2. Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
3. Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
4. Отсутствие изменений при их возникновении.
5. Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
6. В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
7. Неправильное разделение дней отдыха на части.
8. Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
9. Работодатель не следит за исполнением документа.
10. В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
11. Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
12. Перенос даты без отображения в графике.

Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.

Читайте также:

• Что делать, если отпуск выпадает на новогодние праздники 2023 года
• Праздничные и выходные дни в 2023 году
• Как отдыхаем в 2023 году в праздники